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Promoção de um congresso

Como comunicar sobre o seu congresso antes, durante e depois?

2 Objetivos a alcançar:
  • O número de participantes
  • Participação financeira suficiente para alcançar, pelo menos, um orçamento equilibrado
Para isso, é importante divulgar bem o seu congresso e aplicar técnicas de marketing semelhantes a um lançamento de produto. Será necessário determinar os suportes, as datas de difusão bem como o tipo de informação que melhor se adapta de acordo com o alvo que se pretende atingir.

Você certamente terá outros congressos concorrentes. Portanto, é essencial tornar o congresso o mais interessante possível, escolhendo temas, datas e um local que agrade a todos. Tudo deve ser apresentado corretamente.

É importante otimizar sua promoção de acordo com o orçamento que você terá liberado para ela e adequá-la de acordo com os resultados obtidos (participação de patrocinadores, inscrições, etc.)

Também devemos garantir que todos estejam envolvidos no comitê organizador e determinar claramente os papéis de cada um.

Criação de documento

  •   Um arquivo de apresentação do congresso (provedores, patrocinadores, órgãos oficiais, organizador, informações práticas, etc.).
  • Criação de uma carta gráfica para dar consistência a todos os documentos do congresso (programa, cartas, site, etc.)
  • Validação do programa em documento de papel e validação por pessoas externas ao congresso. Certifique-se de enfatizar datas, endereços e títulos.
  • Peça a alguém de fora do comitê organizador para preencher o rascunho do formulário de inscrição como um teste.
  • Primeiro anúncio (data, local, temas) à atenção de potenciais delegados.
  • Arquivo expositor/patrocinador com informações comerciais
  • Programa preliminar com todas as informações necessárias para a inscrição dos participantes (inscrição, acompanhante, chamada de resumos, reserva de hotel, etc.)
  • Programa final.
  • Os lembretes devem ser planejados regularmente para atingir o maior número de pessoas possível.
  • Uma taxa de registro de 10% em comparação com a correspondência em papel enviada está totalmente correta.

Envio de documentos para o seu congresso

  • Criação de arquivo por target (congressistas, expositores, mídia, etc.)
  • Compra, aluguel ou fusão de arquivos já existentes (membros de uma associação, pessoas que já participaram do congresso, ...).
  • Verificação de arquivo
  • Imprimindo uma carta personalizada
  • Envelope e envio de documentos
  • Contacto telefónico se necessário
  • Enviando por e-mail
  • É preciso escalonar o envio dos documentos e enviar se possível em horário de acordo com a meta (ex: não enviar documentos em agosto para os delegados)
  • Você tem que manter seu arquivo atualizado, em média estima-se que um arquivo tenha entre 20% e 30% de endereços incorretos após 1 ano. Para manter nosso arquivo atualizado, processamos cada devolução (chamada para saber quem substituiu a pessoa que saiu, mas também para saber onde o gerente saiu)
  • Inserção no arquivo de endereços incorretos para testar o retorno e de um endereço pessoal para verificar qualquer uso indevido do arquivo.

Site

A criação de um website é essencial para o seu congresso, pois permite distribuir informação actualizada (horários, local, data, acesso, programa, alojamento, programa social, condições de inscrição, etc.) em todo o mundo e por um custo muito reduzido (Com Meeting -Web-Solutions, tarifas a partir de 999 EUR). Além disso, um site também permite que você ofereça inscrição e pagamento on-line, bem como reservas de hotel com pagamento on-line.

Isso economiza muito tempo gerenciando seus registros de conferência.

plano de mídia

Utilizar a imprensa profissional para divulgar seu congresso e ter uma mídia em seus parceiros oficiais pode ser uma vantagem considerável.

Negociação de trocas com os meios de comunicação: Publicidade gratuita em seus meios de comunicação contra presença presencial durante o seu congresso (sob a forma de distribuição de jornal, encarte ou estande)
Envio regular de press releases.

Se os recursos permitirem, um especialista poderá cuidar do seu plano de mídia de uma maneira muito profissional.

Uso de parceiros para transmitir informações do congresso e envolvê-los

Expositores e patrocinadores podem enviar a programação e a ficha de inscrição. Eles podem ser muito úteis porque conhecem o mercado e estão no terreno. Por outro lado, eles têm interesse em ter gente no congresso. Eles devem, portanto, ser envolvidos tanto quanto possível.

Federações e associações profissionais podem emprestar seu arquivo ou enviar seu programa com seu boletim informativo.

O comitê científico e os palestrantes podem se comunicar sobre o congresso [em outros congressos em que são palestrantes, com os expositores (como cliente) ...]

Faça acordos com outros organizadores da conferência sobre o mesmo tema para que eles transmitam seu programa.